Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil informatique permettant de piloter une entreprise. Il s’appuie sur une base de données commune à tous les services de l’entreprise et permet de gérer l’ensemble des processus de celle-ci. Compta-Facile vous propose une fiche détaillée sur les progiciels de gestion intégrés : définition, intérêts et limites.

1. Définition du Progiciel de Gestion Intégré PGI

Un PGI est la traduction en Français du terme ERP « Enterprise Resource Planning » qui signifie « planification des ressources de l’entreprise ». C’est une imbrication d’applications informatiques plus ou moins étendues (gestion des commandes, gestion des stocks, gestion des ventes, gestion de la comptabilité, contrôle de gestion) émanant d’un éditeur unique. Chaque application est appelé module. L’entreprise a généralement le choix de(s) module(s) en fonction de ses besoins. Chacun d’entre eux peut couvrir un périmètre de gestion de l’entreprise. Le PGI, quant à lui, peut couvrir l’ensemble du Système d’Information de l’entreprise (SI).

Un Progiciel de Gestion Intégré PGI regroupe donc plusieurs modules indépendants qui partagent toutefois une seule et unique même base de données (contenant les fiches « produits », fiches « fournisseurs », fiches « clients », les gammes, les stocks etc.). Ces modules sont exploités par un système automatisé prédéfini en amont et paramétré.

2. Intérêts d’un Progiciel de Gestion Intégré PGI

Les avantages d’un Progiciel de Gestion Intégré sont nombreux (la plupart d’entre eux viennent combler certaines carences des applications classiques du type logiciel de gestion commerciale utilisant notamment des bases de données différentes) :

• Unicité du système d’information : les PGI supprime les risques de doublons et donc le risque d’erreur, la base de données étant commune à tous les modules ;
• Outil de productivité : les PGI permettent un gain de temps considérable (des écritures comptables peuvent être créées et générées de manière automatique, les données sont mises à jour en temps réel) ;
• Optimisation des processus : les processus de l’entreprise se retrouvent plus standardisés, le PGI jouant un rôle structurant ;
• Diminution de certains coûts : l’ergonomie du PGI étant la même pour tous les modules, les coûts de formation du personnel à son utilisation sont limités ;
• Meilleure maîtrise des coûts : l’information financière (et l’information de gestion) sont produites de manière plus efficace et efficiente. Les délais s’en trouvent réduits et les coûts plus facilement identifiables;
• Une utilisation évolutive : le PGI étant défini par une combinaison de modules, l’entreprise utilisatrice peut facilement intégrer de nouvelles applications.

3. Limites d’un Progiciel de Gestion Intégré PGI

Le recours à un PGI n’est malheureusement pas sans inconvénients :

• Complexité : avant de déployer un PGI, l’entreprise doit avoir connaissance de l’ensemble de ses processus et de leur fonctionnement. A défaut, le périmètre couvert par le PGI ne sera pas adapté et son efficacité pourra être entachée ;
• Coût : en général, le coût lié au déploiement du PGI et à sa maintenance (quasi-indispensable étant donné la complexité des programmes) est très élevé. Il convient cependant d’atténuer cette remarque par le fait qu’avec la maintenance, l’entreprise gagne certains « coûts cachés » tel que le coût interne lié à l’utilisation de l’ancien logiciel, son paramétrage ou sa maintenance ;
• Dépendance envers l’éditeur du PGI : il est rare, en pratique, de changer de PGI une fois qu’il a été déployé. L’entreprise doit s’assurer qu’elle fait le bon choix, compte tenu de ses besoins ;
• Matériel adéquat : la base de données étant volumineuse, un PGI nécessite l’installation de serveurs réseaux très puissants.

Dolibarr